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如何写出地道的英语邮件

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2017-03-02 08:46

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【 liuxue86.com - 商务英语 】

  工作中越来越多人面临到需要使用英文写邮件的时刻,而此时对方不是老外就是ABC或者外企领导之类。如何写一封简介明了、稳重流畅的商务信件?有哪些便捷灵活的句子可以套用?

  今天的内容整理编辑自藏龙卧虎的知乎——哪些神句拯救了你的英文邮件?答案从基本邮件结构到灵活使用连接词、如何把握句子腔调等等都有啦。小编粗粗整理了一些,附上之前发布过的邮件相关文章供大家参考。

  基础 邮件步骤

  邮件第一步:问候语

  Greeting

  一般最常使用的是Dear+收信人姓名。如果是寄信给长辈或领导、客户,加上称谓会比较正式,平级同事或合作伙伴直接写名字即可。

  当遇到收信人不确定的时候,比如转寄给某项目的相关人员,可以用

  To whom it mayconcern,(敬启者:)

  Dear Sir or Madam,

  格式需注意的是,所有greeting后面要加逗号,然后空一行开始信件正文。

  邮件第二步:告知目的

  Purpose

  在详细表述前,一般需要一句提纲挈领的话告知邮件重点。

  I am writing to inquire …

  写信来询问有关 …

  I am writing inreference to …

  这封信是关于 …

  回信的开头可以说

  Thank you for reaching out to us regarding …

  感谢您联络我们 …

  in reference to 和 regarding 是“有关”“关于”的意思。行文中使用会比较正式,我们熟悉的about比较口语化,邮件中最好不要用。对比感受一下:

  口语:I’m talking about the meeting scheduled for next week.

  正式:I am writing inreference to the meeting scheduled for next week.

  正式:I am writing to you regarding the possibility of scheduling a meeting for next week.

  这里in reference to与regarding的一点点不同在于,inreference to用于已经跟对方提到过的事而regarding的用法比较广泛。

  邮件第三步:正文

  Content

  商务邮件最重要的一点就是要简~单~明~了!直入主题,不要用大长句,这里不需要你得瑟自己的水平。

  “我已将××粘帖至附件”~也是经常使用的句子。

  Please review the attached documents thoroughly.

  请仔细查阅附件。

  I have attached the previously mentioned documents for your review.

  上述所提文件已附在文章附件请查阅。

  Please see the attached documents for a quotation of the requested services.

  请参阅附件内的服务相关报价。

  邮件第四步:结尾

  Closing

  通常我们会客气地说,辛苦、感谢、随时沟通之类的。

  If you have any further questions or concerns, please don’t hesitate to contact me.

  如果您有任何问题欢迎随时沟通。

  Thank you for your time and consideration.

  感谢您的宝贵时间。

  I look forward to hearing from you.

  盼复。

  邮件第五步:结尾敬语&签名档

  Sign off and signature block

  这里注意,只要首字母大写就可以了,不用全部大写哈!

  Sincerely,

  Yours sincerely,

  Respectfully,

  Best regards,

  在北美很少人会用 Regards,Best regards,因为不是很正式,Sincerely是最保守安全的用法!

  签名档要跟着结尾敬语后面:

  Sincerely,

  John Smith

  Sales Representative, Flooring Company

  +886-900-000-000

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